Hochzeitslocation - allgemeine Fragen

Bei der Wahl einer geeigneten Location für Ihre Hochzeit sollten Sie unabhängig von der Art des Gebäudes einige allgemeine Fragen klären. Benennen Sie unbedingt auf beiden Seiten einen Ansprechpartner, um eine reibungslose Planung im Vorfeld der Hochzeit zu gewährleisten. Sollten Sie sich nicht selbst um die Organisation der Feier kümmern oder einen Weddingplaner beauftragt haben, so könnte diese Funktion von einem Familienmitglied oder Trauzeugen übernommen werden.

Nachstehend haben wir für Sie die wichtigsten Fragen zusammengefasst, die zu beachten sind:

Allgemein

• Ist der gewünschte Termin noch frei? Welche alternativen Termine an vor- bzw. nachgelagerten Wochenenden gäbe es evtl. noch? Tipp: Lassen Sie sich bei ernsthaftem Interesse lieber gleich einen Termin reservieren. Dieser wird häufig solange freigehalten, bis eine andere konkrete Kundenanfrage eingeht.
• Buchen Sie die Location exklusiv? Kann es sein, dass in einem anderen Saal eine weitere Hochzeit am selben Abend feiert? Wenn ja: Ergeben sich dadurch Einschränkungen für Ihre Gäste (beispielsweise bei der Benutzung der Parkplätze, Garderoben oder Toiletten)?
• Fällt eine separate Raum- oder Reinigungsmiete an, oder ist diese schon im Preis inbegriffen?
• Wird ab Mitternacht eine zusätzliche Servicepauschale fällig?
• Wie sind die Zahlungsmodalitäten? Wie viel muss vorab bezahlt werden (in der Regel 20-30%) und bis wann? Wann muss der Restbetrag bezahlt werden? Muss die Bezahlung in bar erfolgen oder kann auch per Kreditkarte gezahlt werden? Kann bei Vorausbezahlung in bar ein Preisnachlass eingeräumt werden?
• Wie lang im Vorfeld muss die genaue Gästezahl bekannt gegeben werden? Wie viele davon sind Vegetarier, wie viele Kinder?
• Besprechen Sie mit der Eventlocation einen genauen Ablaufplan: Ab wann können DJ oder Band proben? Wann treffen die ersten Gäste ein? Von wann bis wann soll der Empfang stattfinden? Ab wann wird der Saal für die Gäste geöffnet? Wann soll das Essen serviert werden? Welche Programmpunkte sind zwischen einzelnen Gängen geplant? Tipp: Insbesondere vor dem Hauptgang eines Menüs sollte der Plan nach Möglichkeit eingehalten werden, um die Qualität des Essens (Wärme, Garungsgrad) zu gewährleisten. Wann soll für das Anschneiden der Hochzeitstorte oder für einen besonderen Tost erneut Champagner ausgeschenkt werden? Wann wird das Dessert im Falle eines Dessertbuffets eröffnet?

Infrastruktur

• Ist es für die Gäste möglich, mit dem eigenen Auto direkt zur Location zu fahren? Gerade für Personen fortgeschrittenen Alters ist es nicht ohne weiteres zumutbar, auf steilen oder rutschigen Wegen einen längeren Fußmarsch zurückzulegen. Sind dort ausreichende Parkmöglichkeiten vorhanden?
• Wie ist die Bodenbeschaffenheit im Freien? Können Sie auch bei Regen eventuell geplante Aktionen (Empfang, Feuerwerk, Luftballons) auf einem durchnässten Untergrund (z.B. Wiese) durchführen? Sind die Wege passierbar (Pfützen)?
• Ist es eventuell sogar möglich, die Trauung direkt im Gebäude durchzuführen? Steht dafür ein angemessener Raum zur Verfügung? An welches Standesamt müssten Sie sich gegebenenfalls wenden?

Räumlichkeiten & Inventar

• Wie viele Räumlichkeiten sind vorhanden, die Sie für die Feier nutzen können? Ist es möglich, beispielsweise zum Abendessen den Raum zu wechseln?
• Wie viele Gäste passen in einen Saal? Hat jeder Gast noch genügend Raum, sich bequem zu bewegen?
• Falls die Hochzeitsgesellschaft über mehrere angrenzende Räume verteilt ist: Hat jeder die Möglichkeit, von seinem Platz aus das Brautpaar zu sehen bzw. die Reden am Brauttisch zu verstehen?
• Kann sich die Hochzeitsgesellschaft bei schönem Wetter im Freien aufhalten? Gibt es einen Park oder Garten, den die Gäste nutzen können?
• Ist das Aufstellen eines Pavillons / Partyzelts bei unsicherer Wetterlage möglich? Wenn nicht: In welchen Raum können Sie bei schlechtem Wetter ausweichen?
• Ist ein Pavillon / Partyzelt vorhanden oder müssen Sie dieses separat mieten?
• Sind (ausreichend) Tische und Stühle vorhanden? Wenn ja, welche: Runde / eckige Tische? Stühle mit oder ohne Husse?
• Wie können die Tische so angeordnet werden, dass sie Ihrer Sitzordnung entgegen kommen?
• Ist es möglich, den Festsaal mit Hilfe von Paravans oder Rollwänden auf die Anzahl Ihrer Hochzeitsgäste abzustimmen?
• Kann das Licht gedimmt werden? Gibt es eine Partybeleuchtung und kostet diese extra?
• Wie lange vorher stehen die Räume für den Aufbau von Dekoration und Musik zur Verfügung?

Essen & Trinken

• Vereinbaren Sie einen Termin zum Probeessen. Lassen Sie sich je 2-3 Rot- und Weißweine zum Probieren einschenken. Zumindest die Weinprobe sollte immer kostenlos sein.
• Soll es ein Menü, ein Büffet oder eine Mischformen sein?
• Welche Menüvorschläge werden Ihnen vorgelegt? In welcher Preisspanne bewegt sich ein Hochzeitsmenü in etwa pro Person? Was kostet im Vergleich dazu ein Buffet?
• Wo kann ein Buffet aufgebaut werden, damit es für jedermann gut zugängig ist und es zu keinem Personenstau kommt?
• Welche Speisen sind zu empfehlen für Vegetarier und Kinder?
• Soll es einen Mitternachtsimbiss geben?
• Welche Konditorei in der Nähe ist für die Anfertigung der Hochzeitstorte empfehlenswert? Kann auch eigener Kuchen mitgebracht werden?
• Welche Getränke werden zum Essen empfohlen?
• Darf man eigenen Wein bzw. andere alkoholische Getränke mitbringen? Wie hoch ist das Korkgeld pro Flasche?
• Welche alkoholischen Getränke werden vom Brautpaar getragen?

Musik & Unterhaltung

• Bietet der Saal genügend Platz für Band / DJ und Tanzfläche? Gibt es sonst einen angrenzenden Saal zum Tanzen, der zum Festsaal hin offen ist, so dass die Feiergesellschaft am Abend nicht geteilt wird?
• Wo kann die Band / der DJ positioniert werden?
• Kann auf dem Boden getanzt werden? Falls nicht: Besteht die Möglichkeit eine Tanzfläche einzurichten?
• Bis wann darf Musik gespielt werden? Bis wann kann man feiern? Gibt es eine Beschränkung im Bezug auf die Lautstärke?
• Wie lange vorher und nachher stehen die Räume zur Verfügung (Auf- und Abbau von Beleuchtung und Technik)?
• Ist es möglich, im Umfeld der Location ein Feuerwerk abzuhalten, oder sprechen bebauungs- oder lärmschutztechnische Gründe dagegen?
• Ist es möglich, ein Tischfeuerwerk aufzubauen?

Service

• Wo können die Gäste ihre Garderobe ablegen?
• Wird ein Tisch für Geschenke an sicherer Stelle in Sichtweite stehen? Oder gibt es einen abschließbaren Raum dafür?
• Kann für Babys oder kleinere Kinder ein Ruhe- oder Spielraum zur Verfügung gestellt werden? Ist jemand vor Ort, den Sie mit der Betreuung der Kinder betrauen können?
• Gibt es einen eigenen professionellen Weddingplaner für die Location, der Ihnen einen Teil der Vorbereitungsaufgaben abnehmen kann?
• Wer ist für die Dekoration, Menü- und Tischkarten zuständig? Welche Dekoration wird gestellt? Kann ggf. ein Dekorateur empfohlen werden?
• Gibt es eine Mappe mit Bildern beispielhafter Dekorationen vergangener Hochzeiten?
• Wer wird am Abend der Feier Ansprechpartner der Location bzw. des Caterers sein (Hotel-, Restaurant-, Bankett-, Serviceleiter, Oberkellner)?
• Wie viele Kellner stehen Ihnen zur Verfügung? Werden die Gäste ausschließlich am Tisch vom Servicepersonal bedient, oder könne sie sich Getränke z.B. auch an der Theke holen?